1. Introdução
Este Manual do Código de Ética e Conduta tem por objetivo estabelecer os princípios éticos e normas de conduta que devem orientar as relações internas e externas de todos os níveis de organização da empresa AMARAL & CIA IMPORTADORA E EXPORTADORA LTDA, inclusive de terceiros que com ela se relacionarem.
A obediência das disposições deste Manual do Código de Ética e Conduta por parte de cada um dos colaboradores,além de representar garantia de plena observância da legislação envolvida, oportuniza expansão segura e sustentável da empresa.
Este manual contém normas precisas sobre compliance de leis de concorrência, de anticorrupção em nível nacional e internacional. E de explicita normas de conduta destinadas tanto para funcionários e sócios da AMARAL & CIA, quanto a terceiros, como clientes e fornecedores.
2. Missão, Visão e Valores
A AMARAL & CIA busca o desenvolvimento doseu pleno potencial com base nas seguintes diretivas:
› Missão:
Agregar valor aos negócios de nossos clientes com soluções em Comércio Exterior inovadoras e otimizadas.
› Visão:
Ser reconhecida nacional e internacionalmente pela capacidade de seus profissionais, tornando-se referência na gestão de negócios.
› Valores:
3. Do relacionamento interno
....3.1 Das condutas esperadas:
As relações de todos que se envolverem direta ou indiretamente com a atividade da empresa AMARAL & CIA (clientes, poder público, fornecedores), independentemente do cargo ou função que exerçam, devem ser pautadas nos Valores da empresa.
Assim como serão enaltecidas as condutas positivas e construtivas, haverá sanções administrativas para as consideradas inaceitáveis.
....3.2 Das condutas inaceitáveis:
Não se admitirá no ambiente de trabalho ou fora dele, em nenhuma hipótese: os assédios moral e sexual; o tratamento desrespeitoso, descortês, ameaçador ou discriminatório para com qualquer pessoa, independentemente de nível hierárquico, cargo ou função; a discriminação em virtude de origem social,raça, cor, gênero, idade, religião, característica física ou orientação sexual.
É estritamente proibida a utilização de sistemas e recursos da empresa para exercer atividades que não sejam as profissionais específicas, estabelecidas para o colaborador, ou ainda, para propagação ou divulgação de boatos, pornografia, piadas, jogos ou propagandas político-partidárias.
Não se admite o labor sob efeito de álcool ou de drogas ilegais, bem como todos os atos que possam causar danos ao patrimônio da empresa, além das outras condutas previstas no artigo 482 da Consolidação das Leis do Trabalho.
É vedado, ainda, manifestar-se em nome da empresa, inclusive em redes sociais, blogs ou qualquer outro tipo de veículo ou mídia, sem a devida autorização prévia.
4. Do relacionamento externo
....4.1 Clientes:
Nosso atendimento aos clientes deve ser focado no respeito, na cortesia e eficiência, fornecendo informações claras e precisas na contratação de serviços, de modo a alcançar os resultados esperados.
....4.2 Concorrentes:
A AMARAL & CIA respeita as regras de livre mercado e não compactua com qualquer medida de seus colaboradores que resulte em concorrência desleal.
Deste modo, a empresa baseia sua atuação em defesa das regras previstas na legislação nacional e internacional de defesa da concorrência.
A título de exemplo, indica-se algumas condutas vedadas:
....I. Informar concorrentes sobre quaisquer valores cobrados, ou qualquer outro parâmetro que determine ou influencie o comportamento competitivo da AMARAL & CIA com o objetivo de induzir um comportamento paralelo da parte do concorrente;
....II. Estabelecer acordos com concorrentes no sentido de não competir, restringir negócios com fornecedores, apresentar ofertas fictícias no âmbito de propostas.
Deste modo, a primazia sobre a liberdade concorrencial deve sempre prevalecer no espírito de nossos colaboradores.
....4.3 Trabalho com Fornecedores:
A AMARAL & CIA tem como princípio trabalhar com fornecedores e parceiros de negócios idôneos, tratando-os sem privilégios, favorecimento ou discriminação de qualquer natureza.
Assim, caberão compliance officers, fazer a análise prévia à contratação, mediante envio de formulário padrão, em que se verificará se os fornecedores compartilham dos princípios delineados a seguir:
....I. Cumprimento de todas as leis aplicáveis;
....II. Proibição de atos de corrupção;
....III. Respeito aos direitos humanos;
....IV. Assumam a responsabilidade pela saúde e a segurança dos seus colaboradores e;
....V. Ajam de acordo com as normas locais e internacionais aplicáveis relativas à proteção ambiental.
Todos os fornecedores e parceiros de negócios devem pautar seu comportamento pelos princípios expressos neste Manual do Código de Ética e Conduta.
....4.3.1 Da corrupção privada:
Não será admitido no relacionamento com agentes privados o oferecimento, promessa ou entrega de vantagem financeira com a intenção de induzir a execução indevida de funções ou como forma de recompensa por um desempenho inadequado, bem como pela facilitação na contratação de um serviço ou produto.
O mesmo se aplica a presentes, valores, comissões ou outra vantagem a empresas ou seus funcionários, bem como a terceira pessoa a ele relacionada, sem prévia autorização da Diretoria.
Para prevenção e verificação destas condutas, adotou-se procedimentos específicos dotados de mecanismos de red flag previstos no regimento interno, de modo que, sempre que aparentemente for identificada conduta dos fornecedores pouco usual ou com preços praticados fora da média do mercado, deverá necessariamente ser reportado ao superior compliance officer para aprovação ou não da contratação, se for o caso.
5. Do conflito de interesses
Os colaboradores devem se abster de praticar qualquer ato que implique em conflito de interesses particulares com os da AMARAL & CIA, tais como a utilização das prerrogativas da função para benefício próprio ou comercializar quaisquer produtos ou serviços de caráter particular nas dependências da companhia.
Isto pode se manifestar também na forma de uma relação comercial, na participação societária ou atuação por intermédio de terceiro num concorrente ou cliente da AMARAL & CIA ou de associação em atividades paralelas que impeçam o colaborador de cumprir as suas responsabilidades perante à AMARAL & CIA.
É vedado também a quebra do dever de sigilo, que se manifesta pela utilização para fins particulares ou na forma de repasse a terceiros, de toda e qualquer informação, patenteada ou não, de natureza técnica, operacional, comercial, jurídica, Know-how, invenções, processos internos ou externos (administrativos ou judiciais), fórmulas e designs, patenteáveis ou não, planos de negócios (business plans), métodos de contabilidade, técnicas e experiências acumuladas, documentos, contratos, papéis, estudos, pareceres e pesquisas a que o integrante tenha acesso:
....a) por qualquer meio físico (v.g. documentos expressos, manuscritos, fac-símile, fotografias etc);
....b) por qualquer forma registrada em mídia eletrônica (e-mail, pendrive, etc);
....c) oralmente.
Assim, deve ser conservado o sigilo da informação confidencial interna ou de propriedade da AMARAL & CIA que não tenha sido divulgada junto ao público em geral. As informações não públicas dos fornecedores, clientes, colaboradores, agentes, consultores eoutros terceiros deverão igualmente ser protegidas em conformidade com os requisitos legais e contratuais.
6. Do Relacionamento com o poder público
A atuação de todos para com os agentes da administração pública nacional ou estrangeira deve se dar com lisura, transparência, ética e moralidade.
A expressão “administração pública”, inclui gestores ou colaboradores de qualquer organismo, agência ou entidade legal estatal ou governamental, em qualquer nível, incluindo gestores ou funcionários de empresas estatais e organizações públicas internacionais. Inclui, igualmente, candidatos a cargos políticos, gestores e funcionários de partidos políticos.
Em nenhuma hipótese, poderão os colaboradores prometer, oferecer ou dar, direta ou indiretamente, vantagem indevida a estes, ou a terceira pessoa a ele relacionada.
Entende-se como vantagem indevida oferta de algo de valor a agente público, tais como: dinheiro, diversão, viagens, presentes, doações, dentre outros.
É também vedado embaraçar a atuação das autoridades fiscalizatórias, bem como financiar, custear, patrocinar ou de qualquer modo subvencionar a prática dos atos ilícitos previstos na Lei n° 12.846 de 2013.
7. Presentes e entretenimentos
Podem ser aceitos ou ofertados, como um ato de cortesia ou fins institucionais, brindes, presentes e entretenimentos que não custem ou aparentem custar mais de um quarto de um salário mínimo, tais como:
....Cestas, panetones, chocolates, vinhos;
....Agendas, cadernos, canetas, lápis ou calendários;
....Almoços e jantares.
Para todo brinde, presente ou entretenimento será necessária aprovação da Controladoria.
8. Tratamento da informação
A AMARAL & CIA manterá o controle e gestão de todos os procedimentos internos e externos de modo a transparecer a realidade da operação realizada, resguardado o sigilo especificado acima.
Os colaboradores devem se certificar que os documentos e os registros contábeis da AMARAL & CIA por si criados, ou pelos quais de outro modo sejam responsáveis, estão precisos, completos e são gerados no tempo devido e de acordo com as regras e normas contábeis aplicáveis.
Assim, não se pode omitir nos registros contábeis de transação, comissão ilegal ou outro tipo de pagamento indevido, bem como maquiar registros contábeis para esconder atividade inadequada ou não identificada.
9. Ambiente, segurança e saúde
A proteção do ambiente e a conservação dos recursos naturais são prioridades, cabendo a cada um dos colaboradores, nas suas respectivas funções, a busca pelo aprimoramento da gestão e execução das operações de modo seguro para o meio ambiente.
Isto se aplica também ao meio ambiente de trabalho, em que exigem-se medidas eficazes de prevenção de acidentes, tais como o planejamento técnico dos locais de trabalhos, dentre outras.
10. Das contribuições políticas, doações e patrocínios
A AMARAL & CIA não faz contribuições políticas (doações a políticos, partidos políticos ou organizações políticas).
As contribuições que eventualmente fizerem os seus colaboradores ou terceiros que de qualquer forma com ela se relacionem, serão de exclusiva responsabilidade destes, não tendo qualquer ligação com a empresa AMARAL & CIA
11. Do Comitê de Ética e Canal de denúncia
O Comitê de Ética é o órgão responsável pela aplicação e fiscalização do cumprimento do programa de compliance.
Este Comitê se reunirá semestralmente para estudo e avaliação do programa, envolvendo os gestores de cada área, e mais um membro do setor jurídico, e são chamados de “Compliance Officer”.
Todas as queixas quanto ao eventual descumprimento do aqui disposto podem ser apresentadas de forma anônima ou identificada no Canal de Denúncia (seção Fale Conosco do site www.dclogisticsbrasil.com) ou mesmo diretamente aos “Compliance Officers”, não sendo tolerada qualquer tipo de represália contra os autores de queixas.
Verificada a existência de condutas vedadas, serão aplicadas sanções de natureza administrativa, conforme agravidade e/ou reincidência na conduta, sendo instaurado procedimento administrativo pelo comitê de ética para análise dos fatos.
Para eventuais dúvidas sobre os critérios adotados, enviar e-mail para compliance@amaralecia.com.br
